「申請書に押印をもらうために、承認者の席が空くのを待つ」「メールで回した稟議が、今どこで止まっているのか分からない」。こうした悩みを解消する手段が、ワークフローシステムです。稟議・経費・休暇などの申請と承認をシステム上で行い、進捗や履歴を残せるようにします。本記事では、ワークフローシステムでできること、導入前に整理したいこと、選び方、定着させるコツを解説します。紙の書類を減らす全体像については、ペーパーレス化を進める業務システムの作り方もあわせてご覧ください。
紙・メール・Excelでの申請が抱える課題
紙の申請書やメールでの承認は、小規模なうちは何とか回りますが、人数や申請の種類が増えると、次のような問題が目立ってきます。
- 承認が今どこで止まっているのか分からず、申請者が催促に回る必要がある
- 承認者が外出や休暇で不在のあいだ、申請が止まってしまう
- 書類の紛失や、メールの見落としが起きる
- 過去の申請を探すのに時間がかかる
- 誰がいつ承認したのかという記録が残りにくく、内部統制の面で不安がある
ワークフローシステムでできること
申請・承認の流れを自動化する
申請フォームに入力すると、あらかじめ設定した承認ルートに沿って、次の承認者へ自動で回ります。金額が一定以上なら上長に加えて部長の承認を必要とする、部署によって経路を変える、といった条件分岐も設定できます。差戻しや、不在時の代理承認にも対応できるものが一般的です。
進捗の見える化と履歴の保存
申請がどの段階にあるのかを、申請者も承認者も画面で確認できます。承認の日時や、承認者のコメントも履歴として残るため、後から経緯を確認したいときにも役立ちます。
他のシステムとの連携
承認された内容を、会計システムや経費精算、勤怠管理のデータとして引き継げれば、二重入力の手間を省けます。経費精算については経費精算システムの選び方、勤怠管理については勤怠管理システムの選び方も参考になります。
スマートフォンからの承認
外出先や移動中でも承認できるようにしておくと、承認の滞留が減ります。承認者が忙しい会社ほど、効果を実感しやすい機能です。
導入前に整理しておきたいこと
ワークフローシステムは、入れただけで効果が出るものではありません。現在の運用を整理してから導入すると、設定の手戻りを防げます。
- 対象とする申請の種類（稟議、経費、休暇、購買、出張など）と、優先順位
- 現在の承認ルール（金額の基準、役職ごとの決裁権限、部署ごとの違い）
- 例外的なケース（緊急時の事後承認、複数部署にまたがる申請など）
- 社内規程との整合（決裁権限規程などを、システムの運用に合わせて見直す必要があるか）
- 承認済みデータの保管ルール（保管期間、閲覧できる人の範囲）
現状の業務の洗い出し方については、システム化の前にやるべき業務の棚卸し：進め方とポイントで詳しく解説しています。また、請求書や領収書などの電子データの保存には法令上の要件があるため、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応した業務システムとはもあわせて確認しておくと安心です。
パッケージ・ノーコード・個別開発の選び方
ワークフローを実現する方法は、大きく3つに分けられます。
- パッケージ（クラウドサービス）：低コストで早く始められます。標準的な申請であれば十分に対応でき、機能の追加も提供元が行います。
- ノーコード・ローコードツール：自社の申請書式に合わせて、フォームや承認ルートを作り込みやすい方法です。ツール選びはkintone・Bubbleなど主要ノーコードツールを徹底比較が参考になります。
- 個別開発：承認ルートが非常に複雑な場合や、基幹システムと深く連携したい場合に向いています。費用と期間はかかりますが、業務に合わせた設計ができます。
まずは標準的なパッケージで試し、足りない部分が明確になった段階で、ノーコードや個別開発を検討する進め方が、失敗しにくい方法です。
定着させるための進め方
少数の申請から始める
最初からすべての申請を移行すると、現場が混乱します。件数が多く、ルールが単純な申請（経費や休暇など）から始め、慣れてきたら対象を広げましょう。
入力項目を絞る
紙の書式をそのまま再現すると、入力項目が多くなりがちです。本当に必要な項目だけに絞ると、申請者の負担が減り、利用が定着しやすくなります。
承認者への周知を優先する
ワークフローは、承認者が動かなければ止まります。使い方の説明は、申請者よりも承認者に対して、先に丁寧に行うことが大切です。通知の設定やスマートフォンでの承認方法も、この段階で共有しておきましょう。
紙との併用期間を区切る
旧来の運用との併用が長引くと、二重管理になり、かえって手間が増えます。「いつまでに切り替える」と期限を決め、全社に周知しておきます。
よくある質問
Q. ワークフローを導入すれば、押印は不要になりますか？
A. 一般に、社内の稟議書への押印は、法律で義務づけられているものではなく、社内規程で定めている運用であることがほとんどです。システム上の承認履歴で代替できるケースが多いため、規程を見直したうえで運用を切り替えます。取引先との契約書など、社外とのやり取りは別の検討が必要です。
Q. 従業員が少ない会社でも、導入する意味はありますか？
A. 申請が紙・メール・口頭に散らばっている、承認者が外出しがちで承認が滞る、といった状況があれば、少人数でも効果があります。無料プランや低価格のサービスから試すこともできます。
まとめ
ワークフローシステムは、申請と承認の流れを自動化し、進捗の見える化と履歴の保存を実現する仕組みです。導入前に、対象とする申請、承認ルール、社内規程を整理しておくと、設定がスムーズに進みます。まずは件数の多い申請から、承認者への周知を優先して始め、段階的に広げていきましょう。
