契約書の押印や郵送のやり取りをなくす電子契約サービスの導入が広がっています。契約業務のスピードアップとコスト削減の両方が期待できる一方、サービスによって特徴が異なるため、選び方のポイントを押さえておくことが重要です。本記事では、電子契約サービスの導入メリットと、選定時に確認すべきポイントを詳しく解説します。
電子契約サービス導入のメリット
印刷・押印・郵送にかかる時間とコストを削減できるほか、契約締結までのスピードが大幅に向上します。従来は郵送のやり取りに数日から数週間かかっていた契約締結が、電子契約であれば当日中に完了することも珍しくありません。また、契約書の保管・検索もシステム上で行えるため、書庫での紙の保管や、必要な契約書を探す手間も軽減されます。印紙税が不要になるケースが多い点も、コスト面での大きなメリットです。
電子契約の仕組み
電子契約では、電子署名やタイムスタンプといった技術を用いて、契約内容が改ざんされていないこと、いつ誰が合意したかを証明します。サービスによって、当事者双方がアカウントを持って署名する「当事者型」と、契約締結事業者が本人確認を代行する「立会人型」といった方式の違いがあります。
選び方のポイント
契約の証拠力・法的有効性
採用しているサービスが、電子署名法などの関連法令に対応した仕組みであるかを確認しましょう。タイムスタンプの付与など、後から改ざんされていないことを証明できる仕組みが整っているかも重要です。
取引先の利用のしやすさ
自社だけでなく、契約の相手方も利用するサービスであるため、相手方にとって分かりやすく操作しやすいかも重要な選定基準です。相手方がアカウント登録なしで署名できる立会人型は、取引先の負担が少なく導入しやすい傾向があります。
既存の契約書管理・会計システムとの連携
契約情報を他の業務システムと連携できると、契約更新の管理や、支払い管理などもあわせて効率化できます。API連携の有無も確認しておくと良いでしょう。
料金体系
契約件数に応じた従量課金や、月額固定料金など、料金体系はサービスによって様々です。自社の契約締結頻度を踏まえて、コストが見合うプランを選びましょう。
導入時の注意点
契約の種類によっては、電子契約に対応できないもの（一部の法令で書面が義務付けられている契約など）もあるため、事前に自社が扱う契約の種類を確認しておくことが大切です。また、社内での運用ルール（誰が承認権限を持つかなど）もあわせて整備しておくと、スムーズに移行できます。
紙の契約書との併用期間
すべての取引先が一斉に電子契約へ移行できるとは限りません。移行期間中は紙の契約と電子契約が混在することを前提に、それぞれの管理方法を整理しておくとスムーズです。無理に一斉移行を目指すのではなく、対応可能な取引先から順に切り替えていく進め方が現実的です。
よくある質問
Q. 取引先が電子契約に慣れていない場合はどうすればいいですか？
A. 立会人型のサービスであれば、取引先はアカウント登録なしでメールのリンクから署名できる場合が多く、導入のハードルを下げられます。利用方法をまとめた簡単な案内資料を用意しておくと親切です。
Q. すべての契約書を電子化する必要がありますか？
A. 一部の契約は書面が必須とされている場合があるため、無理にすべてを電子化する必要はありません。対応可能な契約から段階的に移行していくのが現実的です。
社内への導入・浸透のさせ方
電子契約サービスは、営業・法務・経理など複数の部署が関わることが多いため、導入前に関係部署へ目的とメリットを共有し、運用ルールをすり合わせておくことが定着のポイントです。特に、これまで紙の契約書の管理を担ってきた部署には、業務フローの変化について丁寧な説明が求められます。
まとめ
電子契約サービスは、契約業務のスピードとコストを大きく改善できる有効な手段です。法的有効性、取引先の使いやすさ、既存システムとの連携という3つの観点を軸に、自社の契約の種類や取引先の状況を踏まえて、適したサービスを選びましょう。